In den vergangenen Jahren begegnen uns als IT-Dienstleister immer wieder ähnliche Anfragen von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU), die ihre in die Jahre gekommene Software-Infrastruktur aktualisieren möchten. Häufig sind die Systeme fragmentiert, basieren teilweise auf AS400-Anwendungen oder sogar noch auf Microsoft Access und haben sich durch zahlreiche individuelle Anpassungen zu einer unübersichtlichen Landschaft entwickelt. Gleichzeitig schwindet das Expertenwissen durch Fluktuation und Rente – und die Furcht vor hohen Investitionskosten oder dem „großen Umbruch“ lähmt das Unternehmen.
Doch es gibt gute Nachrichten: Eine Modernisierung muss nicht zwangsläufig mit einem großen Knall und Betriebsunterbrechungen einhergehen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie man mithilfe eines sogenannten „Man-in-the-Middle“-Systems alle relevanten Daten exportieren, zentral zusammenführen und daraus neue, optimierte Prozesse entwickeln kann. Dabei ist es uns besonders wichtig, dass der Mensch und sein Know-how im Mittelpunkt stehen. Schließlich sind es Ihre Mitarbeitenden, die mit den neuen Systemen arbeiten und den Erfolg des Modernisierungsprojekts sicherstellen.
1. Ausgangssituation: Veraltete, fragmentierte Systeme
Typische Problemstellungen:
• Verschiedene Altsysteme (z. B. AS400, Access, Excel) stehen nebeneinander und sind oftmals nur mühsam miteinander verknüpft.
• Individuelle Lösungen und Workarounds haben sich über die Jahre etabliert, sodass ein Flickenteppich aus Prozessen entstanden ist.
• Know-how liegt bei langjährigen Mitarbeitenden, das durch fehlende Dokumentation schwer zu übertragen ist.
Die Konsequenzen sind vielfältig: Es entsteht ein hohes Risiko durch Mitarbeiter-Abgänge und Renteneintritte, da wertvolles Wissen nicht ausreichend gesichert ist. Zudem können solche Systeme schnell zum Flaschenhals für zukünftige Geschäftsentwicklungen werden.
2. Herausforderung: Sanftes Change Management statt „Big Bang“
Bei vielen KMU gibt es verständlicherweise die Sorge, dass ein IT-Riesenprojekt den laufenden Betrieb massiv stört. Neue Systeme, aufwändige Schulungen und hohe Kosten sind abschreckend. Das Resultat: Man zögert den Modernisierungsprozess heraus – bis es irgendwann zu spät ist und man unter Zeitdruck agieren muss.
Dabei ist es möglich, Change Management so zu gestalten, dass Mitarbeitende schrittweise an neue Prozesse herangeführt werden, ohne den Geschäftsalltag komplett umzukrempeln. Genau hier setzt das „Man-in-the-Middle“-Konzept an.
3. Die Lösung: Ein „Man-in-the-Middle“-System als Brücke
Was ist ein „Man-in-the-Middle“-System?
Der Begriff kann zunächst irritieren, da er in der IT-Sicherheit oft negativ verwendet wird. Hier geht es aber um eine neutrale Zwischenebene – eine Art Datendrehscheibe, die sämtliche relevanten Informationen aus Ihren Altsystemen empfängt und zentral zusammenführt.
3.1. Datenexport aus den Altsystemen
• Automatischer Datenabgriff: Jedes Ihrer Altsysteme (z. B. AS400, Access, Excel) verfügt in der Regel über Export- oder Schnittstellenfunktionen. Wir nutzen diese, um Daten in das Zwischen-System zu übertragen.
• Zentrale Zusammenführung: Das „Man-in-the-Middle“-System sammelt alle Informationen und legt sie in einer strukturierten Datenbank ab. Auf diese Weise entsteht eine einheitliche Datenbasis, die unterschiedlichste Anwendungen speisen kann.
3.2. Neue Prozesse etablieren
• Schrittweiser Aufbau: Auf Basis der nun zentral verfügbaren Daten können nach und nach neue Prozesse entwickelt werden.
• Modular erweiterbar: Sie können zunächst einzelne Unternehmensbereiche modernisieren – etwa Einkauf, Lagerhaltung oder Vertrieb – und sukzessive andere Abteilungen einbinden.
3.3. Insights und Auswertungen
• Analyse und Reporting: Da alle Daten an einem Ort zusammenfließen, können wir aussagekräftige Berichte und Echtzeit-Analysen erstellen.
• Datengetriebene Entscheidungen: Anhand dieser Reports haben Entscheidungsträger direkten Einblick in die betrieblichen Kennzahlen und erkennen frühzeitig Trends oder Engpässe.
4. Sanftes Change Management: Den Menschen ins Zentrum stellen
Die digitale Transformation gelingt nur dann, wenn alle Beteiligten abgeholt werden. Technik allein löst kein Problem, erst das Zusammenspiel mit den Mitarbeitenden entscheidet über den Erfolg.
4.1. Mitarbeiter frühzeitig einbinden
• Kick-off Workshops: Noch bevor technische Details diskutiert werden, ist es sinnvoll, die wichtigsten Stakeholder (z. B. Abteilungsleiter, Power-User) einzuladen, die Ziele und das Vorgehen gemeinsam zu erörtern.
• Offene Kommunikation: Sorgen, Fragen und Wünsche werden frühzeitig adressiert. So verringert sich der Widerstand gegen Veränderungen merklich.
4.2. Begleitende Schulungen und Trainings
• Praxisnahe Wissensvermittlung: Neue Prozesse und Software-Lösungen müssen praxisnah eingeführt werden. Kurze, häufige Trainings sind oft effektiver als einmalige Ganztageskurse.
• Schrittweises Heranführen: Da das „Man-in-the-Middle“-System Altsysteme und neue Anwendungen parallel „bedient“, können sich die Mitarbeitenden schrittweise an die neuen Umgebungen gewöhnen.
4.3. Rollen und Verantwortlichkeiten klären
• Key User benennen: Legen Sie Verantwortliche für jeden Prozessbereich fest. Diese Key User dienen als erste Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen.
• Wissen dokumentieren: Dokumentieren Sie sämtliche Prozesse und legen Sie diese zentral ab. So geht kein Wissen mehr verloren, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen oder in Rente gehen.
5. Vorteile: Keine Betriebsunterbrechung, kalkulierbare Kosten
Wichtigster Vorteil: Durch die schrittweise Einführung in einem Zwischensystem muss Ihr laufender Betrieb nicht stillgelegt werden. Ihre Mitarbeitenden können weiter in den gewohnten Altsystemen arbeiten, während Sie bereits schrittweise von den neuen Prozessen profitieren.
• Risikominimierung: Ein kompletter Systemwechsel „über Nacht“ entfällt.
• Planbare Kosten: Das Budget lässt sich besser kalkulieren, da Investitionen nach und nach getätigt werden.
• Skalierbarkeit: Sie können jederzeit entscheiden, welche Bereiche oder Abteilungen als Nächstes modernisiert werden.
6. Nächste Schritte: Von der Konzeptionsphase bis zum Go-live
1. Anforderungsanalyse
Wir starten mit einem Workshop zur Erfassung Ihrer aktuellen Systemlandschaft und Prozesse. Parallel dazu werden die bestehenden Schnittstellen und Exportfunktionen geprüft.
2. Konzeptentwicklung
Auf Basis Ihrer Anforderungen erstellen wir ein technisches Konzept für das „Man-in-the-Middle“-System, definieren das schrittweise Vorgehen bei der Migration und legen den Zeitplan fest.
3. Implementierung & Pilotierung
Nach der Einrichtung des Zwischen-Systems führen wir in einem ersten Pilotbereich (z. B. eine Abteilung) die neuen Prozesse ein und passen diese nach Rückmeldungen der Mitarbeitenden an.
4. Roll-out & Schulungen
Sobald das Pilotprojekt stabil läuft, wird der neue Prozess in weiteren Unternehmensbereichen ausgerollt. Durch gezielte Schulungen stellen wir sicher, dass alle betroffenen Mitarbeitenden den Umgang mit den neuen Lösungen beherrschen.
5. Kontinuierliche Optimierung
Auch nach dem Go-live begleiten wir Sie weiter. Dank der zentralen Datendrehscheibe lassen sich fortlaufend zusätzliche Funktionalitäten und Prozessanpassungen integrieren.
Fazit: Der sanfte Weg zur IT-Modernisierung
Ein Umbau Ihrer IT-Infrastruktur muss nicht disruptiv und riskant sein. Mit einem behutsamen Ansatz, bei dem wir zunächst alle Daten aus den Altsystemen in eine zentrale Lösung übertragen, legen wir die Basis für zukunftsfähige Prozesse – ohne Ihren Betrieb lahmzulegen.
Die technische Migration ist nur ein Teil des Erfolgs. Entscheidend ist, Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen, Schulungen praxisnah zu gestalten und transparent zu kommunizieren. So sichern Sie nicht nur das unternehmenseigene Wissen, sondern schaffen auch Akzeptanz für den unverzichtbaren Wandel hin zu einer modernen, digitalen Arbeitswelt.
Sie möchten wissen, wie das bei Ihnen konkret aussehen kann? Kontaktieren Sie uns gern, um gemeinsam über Ihre Ausgangssituation, Ihre Ziele und die richtige Vorgehensweise zu sprechen. Wir freuen uns darauf, Sie auf dem Weg zu einer agilen, resilienten und zukunftssicheren IT-Infrastruktur zu begleiten.
